Amministrazione e innovazione: due termini antitetici, una contraddizione? Niente affatto. Anche le città e i comuni possono essere innovativi. E devono esserlo. Le sfide con cui sono confrontati possono essere superate solo tramite l’innovazione. Leggete i nostri consigli e avviate le vostre iniziative.

Per quale ragione la vostra amministrazione dovrebbe occuparsi di innovazione? Perché ha di fronte sfide che non può risolvere con metodi tradizionali. Sono necessari approcci innovativi, sia nei servizi e nei prodotti che nei processi e nell’organizzazione. E questo non significa che dovete reinventare la ruota o mobilitare ingenti risorse. Anche piccoli passi nella giusta direzione vi faranno progredire. L’importante è iniziare. E noi vi aiutiamo a farlo.

Cosa significa innovazione nell’amministrazione?

L’innovazione riguarda prodotti, processi e strutture e va dall’invenzione vera e propria all’introduzione di approcci innovativi e alla loro attuazione. Innovazione significa cambiamento e richiede obiettivi chiari. Nel settore pubblico deve offrire un valore aggiunto: per la società, la popolazione locale e l’amministrazione stessa. Innovazione significa trovare una soluzione all’avanguardia a un problema o cambiare qualcosa utilizzando idee, approcci e tecniche innovative.

Sei argomenti a favore di una maggiore innovazione

Efficiente, trasparente e orientata al pubblico: è così che un’amministrazione pubblica dev’essere oggi; lo chiedono i cittadini. Per diventarlo, dovete essere innovativi. Perché, come voi, anche i vostri interlocutori non rimangono fermi.

  • Offerte che rispondono alle esigenze

    Nuove soluzioni amministrative, come ad esempio un portale online, aiutano a reagire alle sfide in modo più flessibile, efficace e rapido. 

  • Maggiore efficienza

    Automatizzare, ottimizzare e razionalizzare i processi aiuta a impiegare le risorse in modo più efficiente. I dipendenti sono contenti, perché hanno più tempo per compiti utili con un valore aggiunto.

  • Cittadine e cittadini soddisfatti

    Rendete i vostri servizi più moderni, migliori e più orientati al pubblico, ad esempio grazie al «service design».

  • Migliore collaborazione

    Rompete  i compartimenti e agite insieme. Questo vi permette di raggiungere gli obiettivi in modo più efficace e coordinato e di beneficiare di conoscenze interdisciplinari.

  • Più trasparenza

    Agevolate alle cittadine e ai cittadini l’accesso alle informazioni.

  • Maggiore attrattività, resilienza e competitività

    Le amministrazioni innovative attraggono personale qualificato, aziende e investitori. Reagiscono più rapidamente alle situazioni imprevedibili e contribuiscono al benessere. 

Attenuate questi pregiudizi

Non c’è tempo, non ci sono risorse, non c'è concorrenza. Allora perché investire nell’innovazione? Quante volte avrete sentito questi pregiudizi? E quante volte questo atteggiamento ha impedito anche a voi di attivarvi? Liberatevene.

    L’innovazione richiede tecnologie complesse
    L’innovazione può anche essere semplice ed efficiente. Si tratta di soluzioni pratiche che aiutano davvero, non di alta tecnologia.
    Innovazione significa reinventare tutto e deve essere sempre su grande scala
    Usate ciò di cui disponete già e miglioratelo. Anche piccoli cambiamenti possono fare una grande differenza, secondo il motto: «iniziare dal piccolo e migliorare passo dopo passo».
    Solo i giovani appassionati di tecnologia sono innovativi
    L’innovazione nasce dalla diversità. Ogni persona, indipendentemente dall’età o dal livello di istruzione, può contribuire con buone idee alla riuscita complessiva. 
    L’innovazione è qualcosa che riguarda particolari team specializzati o reparti
    L’innovazione deve far parte dell’intera organizzazione e della sua cultura. Tutti devono avere l’opportunità di dare il proprio contributo, di mettere in discussione l’esistente e creare cose nuove.
    Un’amministrazione è troppo lenta per essere innovativa
    Malgrado gli ostacoli, le amministrazioni possono diventare più moderne, flessibili e innovative, p.es. con metodi agili e riforme graduali. I progetti pilota dimostrano che ciò è possibile e gradito.
    L’innovazione è costosa e rischiosa
    Essere innovativi è possibile anche con un budget contenuto. Più importante degli strumenti costosi è l’attenzione ai processi efficienti e alle soluzioni centrate sugli utenti. 

Esempi

Molte amministrazioni pubbliche puntano già con successo sull’innovazione. Scoprite alcuni esempi selezionati e lasciatevi ispirare per realizzare i vostri propri progetti.

Procedura suggerita

Innovazione non significa essere creativi a comando. L’innovazione richiede un metodo che si può imparare. Scoprite un percorso collaudato per sviluppare, testare e introdurre nuovi processi e prodotti. Non dovete necessariamente seguire tutti i passaggi o procedere in ordine cronologico: alcuni suggerimenti riguardano l’intero progetto, come ad esempio il coinvolgimento dei responsabili delle decisioni.
    1. Definire le esigenze
    Definite il problema che intendete risolvere. Facile a dirsi, ma richiede metodo. Iniziate ad esempio con un brainstorming: raccogliete nel team di progetto il maggior numero possibile di idee senza esprimere una valutazione. Il «design thinking» aiuta a esaminare il problema da varie prospettive. Formulate il vostro problema con precisione, restringete il quesito e andate al cuore della questione. 
    2. Analizzare i gruppi target
    Chi deve trarre vantaggio dalla vostra soluzione? Chi deve cambiare il proprio comportamento? Cosa motiva queste persone a cambiare, cosa le disturba? Create profili reali o fittizi per registrare le esigenze del vostro gruppo target. Potete raccogliere le rispettive informazioni durante colloqui o tramite indagini sugli utenti. Pensate anche ad altre persone che saranno interessate dalla vostra soluzione e riflettete su come intendete gestirle. Un’analisi delle parti interessate vi aiuterà in questo senso. 
    3. Elaborare una soluzione
    Raccogliete idee per le vostre soluzioni. Pensate fuori dagli schemi e tenete conto dei diversi punti di vista: in un team di progetto interdisciplinare, non solo le competenze ma anche le personalità si completano a vicenda. Un cambiamento di scenario mette in moto la vostra creatività. Ricercate, analizzate e prioritizzate i vostri approcci risolutivi come base per il vostro modello di soluzione. 
    4. Sviluppare un prototipo e testare la soluzione
    Ora testate la vostra soluzione con l’aiuto di un prototipo. Può essere semplice o complesso, fisico o digitale. Le varianti vanno dallo schizzo su carta a un modello 3D, fino al prototipo che si presenta già quasi come il prodotto finale. Reclutate potenziali utenti con diversi livelli di conoscenza. Effettuate un test con loro e annotate i risultati. A tal fine, scegliete un metodo di prova adeguato. 
    5. Valutare i risultati e ottenere sostegno
    Valutate i risultati dei vostri test con gli utenti. Cosa avete imparato? Utilizzate le conoscenze acquisite per migliorare la vostra soluzione o per convincere i responsabili delle decisioni: selezionate di volta in volta i risultati rilevanti. Organizzateli in modo compatto e chiaro. E coinvolgete le sostenitrici e i sostenitori, ad esempio in un workshop. 

Smart City

Michela Sormani

Direzione regionale

«L’innovazione porta a soluzioni mirate, concrete ed efficienti».

Non sapete da dove cominciare? La direzione del programma Smart City vi presenta idee per diventare più agili, più veloci e più attrezzati per il futuro.

Michela Sormani, come si può promuovere una cultura dell’innovazione nelle amministrazioni pubbliche?

La cultura dell’innovazione è una questione di atteggiamento e quindi anche un compito di conduzione. Spesso l’innovazione fallisce perché i dipendenti hanno paura di sbagliare. Promuovete le loro idee. Concedete loro lo spazio per creare e sperimentare, ad esempio con concorsi di innovazione e progetti pilota. Mandate il vostro personale periodicamente ai workshop e alle conferenze sull’argomento. Per far sì che condividano le nuove conoscenze acquisite, create opportunità per lo scambio di esperienze. 

Questo richiede tempo prezioso e denaro. Come si può giustificare un tale investimento?

Gli investimenti nell’innovazione prima o poi ripagano: rendono i processi più efficienti e i servizi più attrattivi. Perché ciò sia possibile, sono tuttavia necessari spazi di libertà, un atteggiamento aperto e delle risorse. Mettete quindi a disposizione risorse sufficienti per i progetti di innovazione. Vedrete, ne vale la pena. È importante scambiare regolarmente le proprie idee anche con soggetti esterni e condividere le conoscenze.

Cosa succede se i progetti non vanno poi a buon fine? Cosa si può fare per evitarlo?

L’innovazione richiede una solida base strategica per garantire che il vostro team rimanga motivato e aperto a un nuovo approccio. Inserite quindi l’innovazione stabilmente nelle vostre strategie. Sviluppate una visione per gestire l’innovazione nella vostra amministrazione. Stabilite dove volete arrivare e a chi attribuire le singole competenze. Introducete nel lavoro quotidiano metodi snelli, ad esempio Design Thinking, Scrum o Kanban. Un piano di lavoro aiuta nell’attuazione. 

Ben consigliati sulla via dell’l’innovazione nella pubblica amministrazione

Vi è venuta voglia di maggiore innovazione? Iniziate oggi stesso. Saremo lieti di consigliarvi nei vostri primi passi. Contattate la direzione del programma. 

Michela Sormani
Telefono  091 224 64 71
E-mail Smartcity-Svizzera@local-energy.swiss